Allgemeine Information zu Datenverarbeitung

Allgemeine Informationen zu Datenverarbeitungen gem. Art. 13 DSGVO

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit den rechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG n.F.). Im Folgenden erklären wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist die

Fölster Lebensmittel-Großhandel GmbH
Schmalenbrook 8
24647 Wasbek

Telefon: +49 43 21 96 96-0
E-Mail: info@foelster.com

2. Datenschutzbeauftragte

Zu allen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß der DSGVO stehenden Fragen können Sie sich gerne an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Isabell Heyer
Telefon: +49 54 38 51 60 5
E-Mail: datenschutz@wff-it.de

3. Quelle der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Zuge unserer Geschäftsbeziehung von unseren Lieferanten, Kunden und Interessenten erhalten. Des Weiteren verarbeiten wir – sollte dies für die Erbringung unserer Leistung erforderlich sein – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen innerhalb des Konzerns oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunftei) berechtigt übermittelt werden.

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

Stammdaten (z.B. Name, Anschrift, Kundennummer)
Kommunikationsdaten (z.B. Ansprechpartner)
Auftragsdaten (z.B. Lieferadressen)
Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Absatzdaten nach Produkten)
Information über Ihre Bonität
Korrespondenz (z.B. Schriftverkehr mit Ihnen)
Werbe-, Absatz- und Vertriebsdaten
Informationen, die Sie uns z.B. im Rahmen von Reklamationen oder anderen Schadensfällen mitteilen

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten. Ohne die Angabe der entsprechend benötigten Informationen werden wir Ihr Anliegen jedoch nicht bearbeiten können.

Wenn Sie Ihrerseits keine Verschlüsselungstechnik einsetzen, erfolgt die Übersendung Ihrer personenbezogenen Daten per E-Mail nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Vor diesem Hintergrund können wir die Datensicherheit einseitig nicht gewährleisten.

5. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Sie zu folgenden Zwecken:

Kontaktaufnahme
Auftragsabwicklung
Produktionsplanung und -steuerung
Lagerung und Auslieferung
Beschaffung
Reklamationsbearbeitung
Schadenabwicklung
Personalmanagement
Rechnungswesen
Projektsteuerung und Vertragsmanagement

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen auf Basis der nachfolgend genannten Rechtsgrundlage.

Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen der Anbahnung, Durchführung oder Beendigung von Verträgen
im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Dazu zählen beispielsweise Anfragen bei Auskunfteien zur Bonitätsermittlung, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.
aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe von Daten an mit uns verbundene Unternehmen, werbliche Ansprache) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c)
Als Unternehmen der Lebensmittelbranche unterliegen wir diversen rechtlichen Anforderungen, darunter Handelsrecht und Steuerrecht. Die darin enthaltenen Vorschriften verpflichten uns u.a. dazu, personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten und zu speichern. Zu diesen Zwecken gehört unter anderem die Erfassung und Dokumentation aller Geschäfte sowie die Aufbewahrung von Unterlagen laut Steuerrecht.

6. Empfänger Ihrer Daten

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten benötigen.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir die geltenden Datenschutzvorschriften beachten. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, soweit dies zulässig ist. Grundsätzlich geben wir personenbezogene Daten nur in dem Umfang weiter, der für den jeweiligen Zweck notwendig ist. Unter diesen Voraussetzungen können weitere Empfänger personenbezogener Daten sein:

Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Ämter) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
Transporteure zwecks Durchführung der vereinbarten Dienstleistung
Bankdienstleister, Versicherungsnehmen, Postdienstleister
Rechtsanwälte, Gerichte oder Gerichtsvollzieher im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten
Warenkreditversicherer zur Absicherung von Forderungen, soweit das Geschäftsvolumen mit Ihnen bestimmte Wertgrenzen überschreitet.

Weitere Datenempfänger können außerdem diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

7. Übermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

8. Dauer der Datenspeicherung

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was auch die Anbahnung und die Beendigungsphase eines Vertrages umfasst. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis sein kann, welches auf Jahre angelegt ist.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten:

Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten wie das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Danach sind Aufbewahrungs- und Dokumentationsfristen von bis zu 10 Jahren vorgegeben.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften Gemäß den §§ 195 ff. BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre, unter besonderen Umständen allerdings bis zu 30 Jahre.

9. Datensicherheit

Wir legen sehr großen Wert auf die größtmögliche Sicherheit unseres Systems und setzen moderne Datenspeicherungs- und Sicherheitstechniken ein, um Ihre Daten optimal zu schützen. Alle Systeme, in denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert sind, sind gegen Zugriff geschützt und nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich.

10. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte, zu deren Ausübung Sie uns oder unsere Datenschutzbeauftragte jederzeit unter den genannten Daten kontaktieren können.

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen.
Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger und ggf. auf Vervollständigung unvollständiger Daten.
Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, wenn einer der Löschungsgründe des Art. 17 DSGVO gegeben ist.
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereit gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Sie haben das Recht, der Datenverarbeitung – sofern diese auf Basis der Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 f) DSGVO erfolgt - zu widersprechen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die gesetzlichen Regelungen verstößt.
Sie haben das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

WIDERSPRUCHSRECHT

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 der Datenschutzgrundverordnung

1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

Fölster Lebensmittel-Großhandel GmbH
Schmalenbrook 8
24647 Wasbek
Telefon: +49 43 21 96 96-0
Telefax: +49 43 21 96 96-12
E-Mail: datenschutz@wff-it.de

11. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit an technische und gesetzliche Anforderungen anzupassen.